GOOGLE DRIVE
¿QUE ES?
Google drive es un servicio que ofrece Google de almacenamiento en la nube, podemos acceder a nuestros archivos a través de la web, dispositivo móvil o descargando una aplicación en nuestro computador personal. Actualmente Google nos proporciona 15 GB de almacenamiento de forma gratuita en donde podemos almacenar casi cualquier tipo de archivos. En términos más comunes sería un casillero en internet para guardar nuestros documentos y demás archivos que deseemos acceder desde cualquier parte del mundo donde tengamos acceso a internet. Adicionalmente Google ha pensado en hacer más útil esta herramienta y nos proporciona aplicaciones para crear documentos de oficina tales como documentos de texto, formularios, Presentaciones, hojas de cálculo o si simplemente queremos hacer unos dibujos para compartir. Recientemente Google Drive cuenta con integración de aplicaciones en la red para crear PDF o manejar horarios o agregar juegos a nuestro Drive, todos estos últimos como valor agregado a lo ya mencionado.
Ventajas
Para muchos sería un riesgo el mantener información personal en algún lugar que no sea nuestro computador, pero con el avance de la tecnología debemos aprovechar todas estas herramientas gratuitas que nos facilitan nuestro trabajo, Al mantener nuestros archivos importantes o de uso más frecuente en la red nos evitamos esos problemas anteriores de olvidar documentos en internet o de tener que quemar CDS o DVD para compartir datos pesados con compañeros de trabajo o con la familia, ahora con Google drive además de almacenar nuestros datos y documentos los podemos compartir directamente desde la red y adicionalmente Google nos da la opción de crearlos en línea y almacenarlos en nuestro Disco Virtual.
¿Cómo Funciona?
Lo primero que debemos hacer es crear una cuenta en Google, esta cuenta nos permitirá el acceso a todos los servicios de el mismo, tales como Gmail y Google drive entre otros. Luego ingresamos a la dirección web del sitio http://www.google.com/drive. Al ingresar nos identificamos con nuestra cuenta y tendremos una interfaz de la siguiente manera:
Para comenzar a subir nuestros archivos debemos hacer clic en el botón que tiene una flecha y que se encuentra al lado del botón “crear” al hacer clic nos preguntara si deseamos subir un archivo o una carpeta según nuestro interés seleccionamos lo que deseemos cargar a la red, después de subir nuestro primer archivo ya estará disponible desde cualquier lugar que ingresemos a nuestro Google Drive, podremos gestionar la creación de carpetas para organizar nuestros archivos. En el botón crear encontraremos una de las opciones útiles de Drive y es la creación de archivos:
En esta interfaz nos muestra los diferentes tipos de archivos que podemos crear en línea, Un documento es un archivo de texto que podremos editar, cambiar letra o color, como en cualquier editor de texto común, Así mismo las presentaciones vienen con plantillas prediseñadas que harán más sencilla la creación de presentaciones si requerimos crear una presentación y no tenemos software necesario simplemente basta con ingresar a nuestro drive y crearla desde la misma página web con plantillas y funciones que no tienen nada que envidiar a otros software, las hojas de cálculo también siempre son útiles y podremos crearlas en línea y almacenar nuestros datos y crear las fórmulas que necesitemos para nuestros informes o reportes en línea. Adicionalmente a los comunes gestores de documentos Google nos ofrece la opción de crear formularios, estos formularios serán muy útiles a la hora de realizar encuestas o diferentes pruebas que deseemos crear al crear un formulario podemos personalizarlo con las preguntas que queramos el tipo de preguntas y la temática totalmente libre que deseemos, al finalizar la creación de nuestro formulario podemos compartirlo con diferentes usuarios a través del correo electrónico y serán enviadas a nuestro correo las respuestas de los usuarios a nuestros formularios, los formularios vienen con plantillas prediseñadas para hacer más agradable visualmente al usuario que participa de la solución de los cuestionarios.
Si deseamos compartir algún archivo o documento que tenemos almacenado en nuestro Drive lo que debemos hacer es dar clic derecho en el archivo o carpeta, luego seleccionar la opción compartir, nos mostrara unas opciones en la parte inferior de la ventana aparecerá un recuadro para escribir los correos de las personas con las cuales deseamos compartir nuestro documento, a estas personas se les notificara por correo. Al compartir los documentos podemos establecer permisos a los usuarios con los que compartimos podemos dejar que modifique nuestro archivo o simplemente que sea de consulta para él.
